Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Biträdande sekreterare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad biträdande sekreterare som kan bistå i det dagliga administrativa arbetet och säkerställa att kontorets rutiner fungerar smidigt. Rollen innebär att stödja huvudsekreteraren med planering, dokumenthantering och kommunikation både internt och externt. Du kommer att vara en viktig del i att koordinera möten, hantera korrespondens och arkivera viktiga dokument. Det är en roll som kräver noggrannhet, god organisationsförmåga och förmåga att arbeta självständigt samt i team. Du kommer också att ha kontakt med olika avdelningar och externa parter, vilket kräver god kommunikationsförmåga och ett professionellt bemötande. Vi värdesätter initiativtagande och flexibilitet i en dynamisk arbetsmiljö där du bidrar till att förbättra och effektivisera administrativa processer. Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och goda kunskaper i kontorsprogram är meriterande. Om du är strukturerad, serviceinriktad och vill utvecklas inom administration, är detta en utmärkt möjlighet för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Stödja huvudsekreteraren i dagliga administrativa uppgifter
- Planera och koordinera möten och evenemang
- Hantera inkommande och utgående korrespondens
- Arkivera och organisera dokument effektivt
- Kommunicera med interna och externa kontakter
- Förbereda rapporter och presentationer
- Underhålla databaser och register
- Säkerställa att kontorets rutiner följs
- Assistera vid budgetuppföljning och inköp
- Delta i utveckling av administrativa processer
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av administrativt arbete eller liknande
- God förmåga att organisera och prioritera arbetsuppgifter
- Flytande svenska i tal och skrift
- God datorvana, särskilt i Microsoft Office-paketet
- Förmåga att arbeta självständigt och i team
- Noggrann och detaljorienterad
- God kommunikationsförmåga
- Flexibel och lösningsfokuserad
- Erfarenhet av dokumenthantering och arkivering
- Utbildning inom administration är meriterande
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Hur hanterar du flera uppgifter samtidigt?
- Kan du ge exempel på hur du organiserar ditt arbete?
- Hur säkerställer du noggrannhet i ditt arbete?
- Hur hanterar du stressiga situationer?
- Vilken erfarenhet har du av att arbeta med sekretariatsuppgifter?
- Hur kommunicerar du med olika intressenter?
- Vilka administrativa system har du erfarenhet av?
- Hur bidrar du till ett gott arbetsklimat?
